Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de datos es:

2. Principios y bases jurídicas

Tratamos datos personales de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la Ley Federal alemana de Protección de Datos (BDSG) y, cuando se trate del acceso a equipos terminales o tecnologías comparables, la ley alemana TDDDG.

Según el proceso de que se trate, basamos el tratamiento en particular en el art. 6.1.a RGPD (consentimiento), art. 6.1.b RGPD (contrato y medidas precontractuales), art. 6.1.c RGPD (obligaciones legales) y art. 6.1.f RGPD (intereses legítimos, especialmente procesos operativos seguros, eficientes y trazables).

Observamos los principios de minimización de datos, limitación de la finalidad, limitación del plazo de conservación y confidencialidad. Como regla general, no deben enviarnos categorías especiales de datos personales conforme al art. 9 RGPD a través de funciones de contacto o IA de libre acceso, salvo que sea expresamente necesario y esté previsto por separado.

3. Alojamiento, registros del servidor y seguridad del sistema

El sitio web se aloja con un proveedor externo de hosting. En este contexto pueden tratarse, entre otros, la dirección IP, marcas de tiempo, URL solicitada, referrer, información del navegador y del dispositivo, sistema operativo, códigos de estado y datos técnicos de errores.

El tratamiento sirve para la prestación técnica, la estabilidad, el análisis de errores, la detección de abusos y la seguridad informática. La base jurídica es el art. 6.1.f RGPD.

Proveedor de alojamiento: Namecheap, Inc. y/o los servicios de Namecheap utilizados para el contrato de alojamiento.

Además, pueden utilizarse comprobaciones automatizadas de seguridad e integridad para detectar accesos no autorizados, manipulaciones, código malicioso, spam o actividad inusual del sistema.

4. Contacto y formularios

Si se pone en contacto con nosotros por correo electrónico, teléfono o formulario de contacto, tratamos los datos que nos facilite para gestionar su solicitud. Esto puede incluir nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, empresa, sitio web, información del proyecto, servicios solicitados, texto del mensaje y datos técnicos del formulario y de procedencia.

La base jurídica es el art. 6.1.b RGPD cuando la solicitud esté relacionada con la preparación o ejecución de un contrato; en los demás casos, el art. 6.1.f RGPD.

En los formularios también pueden tratarse la dirección IP, marca de tiempo, user agent, página de origen, referrer, estado de seguridad y parámetros de URL transmitidos para asignar correctamente la solicitud y prevenir abusos.

5. Concertación de citas y calendarios

Si concierta una cita a través de nuestro sitio web, un asistente digital o mediante contacto personal, tratamos los datos necesarios para la planificación. Estos incluyen, en particular, nombre, datos de contacto, fecha u hora solicitada, zona horaria, motivo de la conversación, persona de contacto responsable y, en su caso, notas relacionadas con el proyecto.

La base jurídica es el art. 6.1.b RGPD cuando la cita sirva para preparar o ejecutar un contrato; en los demás casos, el art. 6.1.f RGPD.

Cuando se integra un servicio de calendario externo, por ejemplo Google Calendar, la información necesaria para la cita puede transmitirse al proveedor correspondiente. En el caso de los servicios de Google, Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanda, suele ser el punto de contacto para los usuarios del Espacio Económico Europeo.

6. Asistentes digitales, asistentes de IA y comunicación automatizada

GS Media puede utilizar asistentes digitales o asistentes de IA en el sitio web y en procesos de clientes, por ejemplo para una primera orientación, aclaración de necesidades, concertación de citas, derivación a la persona responsable, respuesta a preguntas técnicas y apoyo a procesos de servicio.

En este contexto pueden tratarse mensajes de chat, datos de contacto o del proyecto introducidos por usted, contexto de la conversación, marcas de tiempo, identificadores de sesión, metadatos técnicos y, cuando usted lo active, información de transferencia a empleados, calendarios, sistemas de soporte o sistemas de clientes.

Según el contexto, el tratamiento se basa en el art. 6.1.b RGPD o en el art. 6.1.f RGPD. Cuando una función requiera consentimiento, el tratamiento se basa en el art. 6.1.a RGPD.

Para generar respuestas, y según el modelo seleccionado y la configuración técnica, pueden utilizarse proveedores externos de infraestructura de IA o modelos como encargados del tratamiento o proveedores técnicos. Solo se transmiten los contenidos necesarios para el tratamiento correspondiente. Los proveedores concretos utilizados pueden variar según el modelo, producto o disponibilidad.

Nuestros asistentes de IA no adoptan decisiones basadas exclusivamente en un tratamiento automatizado que produzca efectos jurídicos o efectos de importancia similar en el sentido del art. 22 RGPD. La celebración de contratos, aprobaciones u otras decisiones vinculantes no se basa únicamente en una salida de IA.

7. Aprendizaje de calidad, anonimización y eliminación de datos de diálogos de IA

Podemos analizar diálogos y patrones de uso para mejorar nuestros asistentes digitales, analizar errores y optimizar estados de diálogo y procesos de conocimiento.

Como regla general, los diálogos brutos del chat del sitio web que puedan vincularse a una persona se eliminan o anonimizan de forma irreversible a más tardar siete días después de finalizar el diálogo, salvo que sigan siendo necesarios debido a una cita, inicio de relación contractual, pedido, solicitud de soporte, comprobación de seguridad u obligación legal iniciada por usted.

Si una conversación pasa a un proceso regular de cliente, cita, contrato o soporte, se aplican a los datos necesarios los plazos de conservación correspondientes a dicho proceso.

Para fines de aprendizaje, calidad y estadísticas a más largo plazo, solo utilizamos datos previamente anonimizados o agregados de tal forma que razonablemente no pueda restablecerse una vinculación con una persona. Los datos seudonimizados siguen considerándose datos personales y, por tanto, no se equiparan a datos anonimizados.

Los datos de calidad anonimizados pueden utilizarse, en particular, para identificar preguntas frecuentes, categorías de errores, transferencias satisfactorias, rutas de diálogo y lagunas de conocimiento. No se utilizan para crear perfiles personales de usuarios.

8. Cuenta de cliente, portal del cliente e inicio de sesión

Si utiliza una cuenta de cliente o el portal del cliente, tratamos datos maestros y de cuenta como nombre, dirección de correo electrónico, identificador de usuario, hash de contraseña, roles y permisos, momentos de inicio de sesión, información de seguridad, preferencias de idioma, estado de la cuenta y, en su caso, datos de empresa y facturación.

En el portal del cliente también pueden mostrarse o almacenarse mensajes, ofertas, encargos, pedidos, descargas, casos de soporte, información de licencias y otros procesos relacionados con el cliente.

La base jurídica es el art. 6.1.b RGPD y, para la seguridad y prevención de abusos, el art. 6.1.f RGPD.

Cuando se habilita el inicio de sesión social, puede permitirse el acceso mediante proveedores de identidad externos como Google, Apple o Meta/Facebook. Normalmente recibimos un identificador del proveedor y, según la autorización que usted conceda, su nombre y dirección de correo electrónico. Para el inicio de sesión también se aplican las políticas de privacidad del proveedor de identidad correspondiente.

9. Pedidos, contratos y datos de clientes

Si solicita a GS Media servicios, productos digitales, módulos, suscripciones, licencias u otras ofertas, tratamos los datos necesarios para el pedido, la ejecución del contrato y la atención al cliente.

Esto puede incluir, en particular:

• nombre, empresa y persona de contacto
• dirección de facturación y, cuando sea necesario, dirección de entrega o prestación
• dirección de correo electrónico y número de teléfono
• números de cliente, pedido, oferta y contrato
• productos, servicios, módulos, ediciones, paquetes o suscripciones solicitados
• precios, descuentos, información fiscal y moneda
• método de pago, estado del pago, referencias de transacción y reembolsos
• duración del contrato, cancelación, renovación y estado del servicio
• comunicaciones relacionadas con pedidos, contratos y soporte

La base jurídica es el art. 6.1.b RGPD. Los tratamientos exigidos por la normativa fiscal y mercantil se basan adicionalmente en el art. 6.1.c RGPD.

10. Licencias, derechos de acceso y prevención de abusos

Para productos digitales y funciones habilitadas, podemos tratar datos de licencias, permisos y derechos de acceso. Esto incluye identificador del producto, tipo de licencia, estado de activación, duración, funciones habilitadas, referencia al usuario o cliente, identificador del dispositivo o de la instalación, asignación de dominio o sistema y datos técnicos de comprobación y estado.

El tratamiento sirve para prestar el servicio adquirido, verificar licencias, restaurar accesos autorizados y prevenir el uso indebido de licencias. La base jurídica es el art. 6.1.b RGPD; para comprobaciones de abuso y seguridad, adicionalmente el art. 6.1.f RGPD.

En el caso de derechos de uso adquiridos de forma permanente, los datos mínimos necesarios para restaurar posteriormente el derecho de acceso pueden conservarse mientras exista el derecho de uso o mientras lo exijan obligaciones legales o contractuales de prueba.

11. Procesamiento de pagos

Según el método de pago ofrecido y seleccionado por usted, el procesamiento del pago puede realizarse a través de proveedores externos. El proveedor concreto se muestra durante el checkout o el proceso de pago correspondiente.

El proveedor de pagos trata los datos necesarios para el pago bajo su propia responsabilidad o como encargado. GS Media recibe normalmente solo la información necesaria para la ejecución del contrato, por ejemplo método de pago, identificador de transacción, estado del pago, importe, moneda y, en su caso, estado del reembolso. Como regla general, no almacenamos datos completos de tarjetas ni credenciales bancarias cuando sean recogidos exclusivamente por el proveedor de pagos.

La base jurídica es el art. 6.1.b RGPD; cuando existan obligaciones legales de prueba o contabilidad, adicionalmente el art. 6.1.c RGPD.

12. Facturas, contabilidad y conservación fiscal

Para la facturación, contabilidad y documentación fiscal tratamos, en particular, la dirección de facturación, datos de prestación, número de factura, contraprestación, información fiscal, información de pago y documentos comerciales relacionados.

La base jurídica es el art. 6.1.c RGPD en relación con las obligaciones de conservación previstas por la legislación mercantil y fiscal.

Los comprobantes contables y las facturas se conservan, por regla general, durante ocho años. La correspondencia comercial y empresarial se conserva, por regla general, durante seis años; para determinados documentos pueden aplicarse plazos legales más largos.

13. Soporte, CRM, correo electrónico y mensajería

Para la atención al cliente podemos tratar datos de comunicaciones y expedientes en sistemas internos de clientes, CRM, soporte o mensajería. Esto incluye, en particular, datos de contacto, número de cliente, referencia a productos y licencias, información técnica, descripciones de errores, archivos adjuntos, comunicaciones anteriores, estado e historial de tramitación.

Si se pone en contacto con nosotros a través de WhatsApp u otros servicios externos de mensajería, también se aplican las políticas de privacidad del proveedor correspondiente. Al hacer clic en un enlace de mensajería, puede abandonar nuestro sitio web.

La base jurídica es el art. 6.1.b RGPD cuando la comunicación sirva para ejecutar o preparar un contrato; en los demás casos, el art. 6.1.f RGPD.

14. Cookies, almacenamiento local y gestión del consentimiento

Pueden utilizarse cookies técnicamente necesarias o accesos comparables al almacenamiento para proporcionar inicio de sesión, carrito, preferencias de idioma, funciones de seguridad, sesiones, estado del consentimiento o funciones solicitadas expresamente. Cuando sea aplicable el art. 25.2 TDDDG, no se requiere consentimiento previo.

Las tecnologías no técnicamente necesarias, especialmente para fines de análisis, marketing o comodidad, solo se utilizan con su consentimiento. La base jurídica es el art. 25.1 TDDDG en relación con el art. 6.1.a RGPD.

Su selección puede almacenarse mediante nuestra gestión del consentimiento o banner de cookies y puede modificarse o revocarse en cualquier momento con efectos para el futuro.

15. Medición de audiencia, analítica y publicidad

Cuando haya prestado su consentimiento, pueden utilizarse servicios de analítica y publicidad, por ejemplo Google Analytics 4 o Google Ads Conversion Tracking. Pueden tratarse páginas vistas, interacciones, información técnica del dispositivo, referrer, datos aproximados de ubicación, parámetros de campaña y conversiones.

La base jurídica es el art. 6.1.a RGPD en relación con el art. 25.1 TDDDG. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento a través de la configuración de cookies.

16. Cloudflare Turnstile

Utilizamos Cloudflare Turnstile para proteger nuestros formularios frente a spam, abuso y ataques automatizados. El proveedor es Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, EE. UU.

En este contexto pueden tratarse la dirección IP, user agent, información del navegador y del dispositivo, características de interacción y seguridad y datos sobre la página consultada. La base jurídica es el art. 6.1.f RGPD. Nuestro interés legítimo consiste en proteger nuestro sitio web, formularios y sistemas informáticos.

17. Medios externos, mapas y servicios integrados

Cuando se integran contenidos externos como Google Maps, vídeos u otros módulos de terceros, pueden transmitirse al proveedor correspondiente datos como la dirección IP, información del dispositivo y datos de uso. Los contenidos externos no técnicamente necesarios se cargan, cuando corresponda, únicamente después de haber prestado su consentimiento.

En el caso de Google Maps, Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanda, es el proveedor para los usuarios del Espacio Económico Europeo.

18. Fuentes e iconos locales

Las fuentes y los iconos pueden cargarse localmente desde nuestro propio servidor web. En este caso no se realiza una solicitud separada a un proveedor externo de fuentes o iconos. La base jurídica es el art. 6.1.f RGPD.

19. Destinatarios y encargados del tratamiento

Según la función utilizada, los datos personales pueden transmitirse, en particular, a las siguientes categorías de destinatarios:

• proveedores de alojamiento, infraestructura y servicios informáticos
• proveedores de correo electrónico, calendario y comunicación
• proveedores de infraestructura de IA y modelos
• sistemas CRM, de soporte, portal del cliente y licencias
• proveedores de pagos y servicios financieros
• proveedores de contabilidad, fiscalidad y servicios jurídicos
• servicios de seguridad y protección contra spam y abusos
• proveedores de analítica y publicidad cuando exista consentimiento

Cuando un proveedor trate datos por cuenta nuestra, celebramos, cuando sea necesario, un contrato de encargo del tratamiento conforme al art. 28 RGPD.

20. Transferencias a terceros países

Algunos proveedores técnicos pueden tratar datos fuera de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo. Dicha transferencia solo se realiza cuando se cumplen los requisitos de los arts. 44 y ss. RGPD, por ejemplo sobre la base de una decisión de adecuación, garantías apropiadas como cláusulas contractuales tipo u otra excepción prevista legalmente.

En el caso de proveedores estadounidenses, el EU-U.S. Data Privacy Framework puede servir como base para la transferencia cuando el proveedor correspondiente esté debidamente certificado.

21. Plazos de conservación y concepto de eliminación

Conservamos los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para la finalidad correspondiente o cuando razones legales o contractuales exijan una conservación más prolongada.

• chat de IA del sitio web: los diálogos brutos vinculables a una persona se conservan, por regla general, un máximo de siete días tras su finalización, y después se eliminan o anonimizan de forma irreversible; se exceptúan los procesos transferidos de cita, contrato, soporte o seguridad.
• solicitudes de contacto sin relación contractual: hasta su tramitación definitiva y, en su caso, más allá cuando sea necesario para fines de prueba, seguridad o prescripción.
• cuenta de cliente: por regla general durante la vigencia de la cuenta o relación contractual y posteriormente en la medida necesaria para cumplir requisitos legales o contractuales de prueba.
• datos contractuales y de pedidos: para la ejecución del contrato y, en su caso, hasta que finalicen los plazos de prescripción aplicables; el plazo ordinario de prescripción es, por regla general, de tres años.
• facturas y comprobantes contables: por regla general, ocho años.
• correspondencia comercial y empresarial: por regla general, seis años.
• licencias/derechos de acceso permanentes: los datos mínimos necesarios mientras exista el derecho de uso o mientras sea necesaria una prueba para su restauración.
• datos anonimizados de calidad y estadísticos: pueden conservarse durante más tiempo siempre que ya no exista vinculación con una persona.

22. Copias de seguridad y restauración

Por motivos de seguridad operativa, los datos personales pueden estar temporalmente contenidos en copias de seguridad. Las copias se sustituyen según ciclos fijos de rotación y eliminación y, por regla general, se utilizan únicamente para fines de restauración, integridad y seguridad. Por ello, una información eliminada del sistema normal puede seguir presente durante un periodo limitado en copias de seguridad no utilizadas en producción.

23. Elaboración de perfiles y decisiones automatizadas

GS Media no adopta, a través de los procesos web, de cliente e IA descritos, decisiones basadas exclusivamente en un tratamiento automatizado que produzca efectos jurídicos o efectos de importancia similar conforme al art. 22 RGPD.

Cuando se utilizan servicios de analítica o publicidad tras obtener el consentimiento, estos pueden crear perfiles de uso con fines estadísticos o de marketing. El tratamiento correspondiente puede controlarse y revocarse mediante la configuración de consentimiento.

24. Medidas técnicas y organizativas de seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales frente a pérdida, manipulación, acceso no autorizado o divulgación no autorizada. Estas pueden incluir, en particular, cifrado TLS, conceptos de roles y permisos, controles de acceso, registro, comprobaciones de seguridad, procedimientos de copia de seguridad y restauración y mecanismos de protección frente a ataques automatizados.

25. Sus derechos

Dentro de los requisitos legales, usted tiene en particular derecho de acceso (art. 15 RGPD), rectificación (art. 16 RGPD), supresión (art. 17 RGPD), limitación del tratamiento (art. 18 RGPD), portabilidad de los datos (art. 20 RGPD), oposición (art. 21 RGPD) y retirada de los consentimientos otorgados con efectos para el futuro (art. 7.3 RGPD).

Para ejercer sus derechos, basta con enviar un mensaje a gs@gs-media.eu.

26. Derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control

Tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control de protección de datos. Para nuestra sede en Renania del Norte-Westfalia, la autoridad normalmente competente es:

27. Actualización y cambios

Actualizamos esta política de privacidad cuando cambian los servicios utilizados, los procesos técnicos, los modelos de negocio o los requisitos legales. La versión publicada en esta página en cada momento es la aplicable.

Última actualización: agosto de 2026